Ein Unternehmen hat im Geschäftsreisebereich mehrere Optionen, wie die Geschäftsreisen für die Mitarbeiter gebucht werden können. Die erste Möglichkeit ist, dass die Mitarbeiter die Reise selbst buchen. Dies kann entweder direkt bei den Leistungsträgern oder mithilfe eines BTM Software Systems erfolgen. Beide Varianten haben entscheidende Nachteile: bei Direktbuchungen können die Buchungen im Nachhinein nicht oder nur schwer nachvollzogen werden. Eine Datenauswertung ist in diesem Fall nicht möglich. Wird über ein Software System gebucht, so werden die Daten zwar erfasst, jedoch kann das Unternehmen bzw. das BTM erst nach der Buchung kontrollieren, ob die Reisenden sich an die vorgegebenen Reiserichtlinien halten.

Aufgrund der dargestellten Nachteile von "Selbstbuchungen" richten die meisten Unternehmen eine Schnittstelle zwischen Reisende und Leistungsträger. Dies kann entweder ein externes Reisebüro oder eine interne Reisestelle sein. Beide haben grundsätzlich die gleichen Funktionen:

• Beratung, Service, Kontrolle bzgl. Reiserichtlinien
• Reservierung, Buchung, Umbuchung, Stornierung
• Datenzusammenführung und Berichterstattung
• Reisekostenabrechnung.

Ob ein Reisebüro oder eine Reisestelle als Reisemittler fungiert, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Reisebüros haben meist mehr Erfahrung, eine bessere technische Ausrüstung und eine höhere Professionalität. In Deutschland wird der Geschäftsreisemarkt von wenigen großen Reisebüroketten dominiert. Diese haben ein dichtes Netz an Filialen und agieren zudem oft weltweit, wodurch ein international agierendes Unternehmen theoretisch die Abwicklung aller Geschäftsreisen auf einen Anbieter übertragen könnte. Nachteil der Reisebüros gegenüber einer Reisestelle ist meist der Preis, da eine interne Abteilung nicht gewinnorientiert arbeiten muss und nur die entstehenden Kosten zu decken hat.

Mit den immer weiter steigenden Geschäftsreisekosten erkennen immer mehr Unternehmen die Notwendigkeit, sowohl direkte als auch indirekte Reisekosten einzusparen. Um eine Senkung der indirekten Kosten zu erreichen, muss der Gesamtprozess Geschäftsreise optimal gestaltet und gesteuert werden. Immer mehr Reisebüros bieten daher zusätzlich zum Vermittlungsgeschäft auch Beratungsleistungen an. Folgende Leistungen werden von den Reisebüros angeboten:

• Erstellung, Umsetzung und Kontrolle des Geschäftsreisebudgets
• Analyse der indirekten Reisekosten
• Analyse und Optimierung der Prozesse im Bereich der Datenerfassung
• Überprüfung und Optimierung der Reiserichtlinien
• Unterstützung bei der Auswahl und Vertragsverhandlung mit Leistungsträgern
• Vereinfachung des gesamten Zahlungsverkehrs
• Optimierung der gesamten Planung und Abwicklung im Buchungsprozess.

Mit ihrem großen Erfahrungsschatz wollen die Reisebüros durch diese Beratungsangebote ihren Umsatz erhöhen und daher weniger vom Vermittlergeschäft abhängig zu sein.